Bewerbungsunterlagen zusammenstellen

Die Bewerbungsunterlagen sind das Spiegelbild Ihrer Kompetenzen. Nicht umsonst sollten Sie auf eine saubere Ausarbeitung und Vollständigkeit viel Wert legen. Erlernen Sie in den nachfolgenden Abschnitten hierzu Step by Step, wie Sie Ihre Bewerbungsunterlagen zusammenstellen, welche Möglichkeit für eine Bewerbung Sie in der heutigen Zeit alles haben und warum auch die passende Formulierung oder die lückenlosen Referenzen niemals außer Acht gelassen werden sollten.

Was gehört alles zu den Bewerbungsunterlagen?

Zu den vollständigen Unterlagen für die Bewerbung gehören:

• Anschreiben/One pager
• Lebenslauf
• Aktuelles Lichtbild
• Referenzen wie Abschlusszeugnis des höchsten Bildungsabschlusses, Ausbildungsnachweis, Arbeitszeugnis

Optional wären auch noch…

• Ein Anlagenverzeichnis
• Deckblatt
• Motivationsschreiben
• Bewerbungsvideo

erforderlich.

Die Angaben müssen vollständig und gut aufbereitet sein. Das heißt, wenn ein Arbeitgeber die Nachweise in elektronischer Form wünscht, sollten Sie, falls nur in Papierformat vorhanden, einscannen und zusammensetzen, umgekehrt bietet es sich an Kopien der Unterlagen anzufertigen und mitzuschicken. Es versteht sich von selbst, dass Sie keine Originale mitsenden dürfen. Es macht viel Aufwand und Kosten, jene zurückzuschicken und kaum jemand möchte die Last tragen, eventuell Schuld daran zu sein, wenn ein wichtiges Arbeitszeugnis abhandenkommt.

Was gehört alles zu den Nachweisen?

Zu den Referenzen Ihrer Bewerbungen gehören:

• Arbeitszeugnisse = Hier müssen Sie wieder in umgekehrter chronologischer Reihenfolge sortieren, damit sie zu Ihrem Lebenslauf passen. Achten Sie darauf, dass Sie alle Arbeitszeugnisse mitschicken und diese in Bezug auf die Daten vollständig sind
• Ausbildungszeugnisse = Schicken Sie nur mit, was wirklich benötigt wird. Wenn Sie zum Beispiel ein Bachelor/Masterstudium absolviert haben, reicht das Masterstudium, haben Sie mehrere Ausbildungen belegt, die aber für den Beruf irrelevant sind, dann schicken Sie diese nur bei Bedarf mit und schreiben lieber hinzu (2000-2002 Ausbildung zum Pädagogen, Nachweis vorhanden, wenn gewünscht), konzentrieren Sie sich aber eher auf die Ausbildungsreferenzen für den passenden Beruf (z.B. Fachpraktiker-Kurs)
• Schulausbildung = Hier sollten Sie alle Abschlusszeugnisse mitschicken, vor allem den höchsten Bildungsabschluss
• Zusatzqualifikationen = Haben Sie Workshops, Fortbildungen, Online-Kurse oder Praktika belegt? Dann schicken Sie die Nachweise mit, sofern sie zu dem Berufsbild passen, auf welches Sie sich bewerben
• Referenzen von Arbeitgebern = Besitzen Sie noch weitere Empfehlungen Ihrer ehemaligen Arbeitgeber sind jene gern gesehen
• Nachweise über Nebenjobs = Wenn Sie in einem Bereich aktiv waren, der zu der Tätigkeit passt, die Sie nun ausführen wollen, können Sie auch die Zeugnisse und Verträge von Nebenjobs mitsenden

Wie erstelle ich Bewerbungsunterlagen?

Bewerbungsunterlagen sollten in der heutigen Zeit immer an einem PC erstellt werden. Dabei müssen Sie auf die Qualität achten. Folgende Merkmale zählen dazu:

• Eine saubere, einwandfreie Rechtschreibung und Grammatik
• klare, prägnante Formulierungen
• verständliche Sätze, kein Fachchinesisch, keine irreführenden Aussagen
• eine gute Struktur
• Vollständigkeit

Beachten Sie ebenfalls, dass Sie, falls etwas ausgedruckt und verschickt werden soll, auch eine handschriftliche Signatur und einen sauber beschrifteten Briefumschlag nutzen sollten sowie keine Flecken auf dem Papier/dem Umschlag auftauchen dürfen.

Warum sind Bewerbungsunterlagen wichtig?

Bewerbungsunterlagen sind entscheidend, weil sie dem potenziellen Arbeitgeber ein erstes Bild von Ihnen vermitteln. Nicht nur Ihre Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen lassen sich bei aussagekräftigen Bewerbungsinhalten bestmöglich darstellen, sondern auch Sie selbst als Person dahinter. Dadurch gelingt es dem Unternehmen, Sie einzuschätzen und eine erste Meinung darauf zu bekommen, ob Sie eventuell in das Team passen oder eine Zusammenarbeit vielleicht gar nicht sinnvoll wäre. Obendrein verhelfen Ihnen die Bewerbungsunterlagen dazu, wie ein Spiegelbild zu zeigen, was den Arbeitgeber mit Ihnen an seiner Seite für ein Charakter und für eine Arbeitsweise erwartet, um einschätzen zu können, ob die Firma durch Sie eine Bereicherung hätte oder womöglich nach einem gänzlich anderen Konzept arbeitet.

Wie ist die Reihenfolge bei Bewerbungsunterlagen?

Bei den Nachweisen in den Bewerbungsunterlagen sollten Sie ebenfalls in umgekehrter chronologischer Reihenfolge arbeiten. Dadurch bekommt der potenzielle Arbeitgeber genau die Informationen zuerst geliefert, die für ihn gerade wichtig sind. Bedenken Sie stets, es interessiert ein Unternehmen eher, was Sie zum Beispiel in den letzten drei Jahren getan haben als die beruflichen Stationen vor 10 Jahren oder der damals absolvierte Schulabschluss. Allerdings dürfen Sie diese Richtlinie nicht verallgemeinern. Manchmal kann es sein, dass jemand sich in einem neuen Wirkungskreis bewirbt, sodass die Ausbildungen und Tätigkeiten (nebenberuflich, hauptberuflich, privat), die dazu zählen, als erstes erwähnt werden. Dies gilt auch, wenn Sie während der beruflichen Auszeit oder der Jobsuche Fortbildungen belegt haben, die für Ihre Bewerbung relevant sind.

Ansonsten können Sie sich wie folgt orientieren:

Zwischenzeugnis/se - Arbeitszeugnisse vollständig, beginnend mit dem neuesten/dem relevantesten Zeugnis - Referenzen in passender Reihenfolge - berufliche Auszeichnungen - schulische Auszeichnungen - Abschlüsse - Ausbildungsnachweise - schulische Zeugnisse - private Auszeichnungen - Arbeitsproben

Welche Voraussetzungen gelten bei Bewerbungsunterlagen?

Die allgemeinen Voraussetzungen, denen die Bewerbungsunterlagen unterliegen, sind für Sie wie ein Richtungsweiser, den Sie sich einprägen sollten und an dem Sie Ihre gesamten Dokumente orientieren. Schließlich sind überzeugende und korrekte Bewerbungsmappen der erste Schritt auf dem Weg zu der Wunsch-Karriere. Beachten Sie daher immer…

• Die Vollständigkeit = Bewerbungsmappen müssen alle Inhalte vorweisen, die a) von dem Unternehmen gefordert wurden, b) generell in eine Bewerbungsmappe gehören
• Die Organisation = Die Unterlagen sollten korrekt sortiert und leicht zu finden sein. Wer eine Mappe mit einem heillosen Chaos abgibt, in welchem der Arbeitgeber erst mehrere Stunden suchen muss, bevor er das Dokument findet, was er sich anschauen möchte, wird einen negativen Eindruck hinterlassen und wahrscheinlich gar nicht erst in die engere Wahl gelangen
• Die Ordnung und Sauberkeit = Ihre Unterlagen müssen frei von Knitterfalten, Flecken, abgerissenen Seitenenden und anderen störenden Faktoren sein. Achten Sie also darauf, ordentliche, kräftig bedruckte, schmier- und fleckenfreie Dokumente abzugeben, vielleicht sogar in passenden Hüllen, um eine Beschädigung zu vermeiden
• Die Lesbarkeit = die Bewerbungsinhalte müssen immer lesbar sein. Egal, ob am PC oder aber per Hand verfasst, es müssen alle Angaben erkennbar sein und sollten nicht durch verwischte Kugelschreiberfarbe, halb-leere Druckpatronen oder im schlimmsten Fall sogar mehrfarbige Ausdrucke zusammengestellt werden.
• Aktualität = Achten Sie darauf, dass sowohl bildliche als auch textliche Inhalte der Bewerbung immer auf dem neuesten Stand sind. Haben Sie zum Beispiel kürzlich eine Fortbildung belegt, sollte diese auch in Ihrem Lebenslauf erscheinen, tragen Sie seit einigen Monaten eine Brille, wählen Sie ein Foto, wo Sie genauso erscheinen. Ist das Haar inzwischen lang/kurz, dann machen Sie sich die Mühe, ein neues Bild mit passendem Aussehen anfertigen zu lassen, denn die Aktualität ist ein entscheidender Faktor der Bewerbung

Ist das Anschreiben noch wichtig?

Ja, das Anschreiben wird auch in der Neuzeit von vielen Arbeitgebern noch als verpflichtend angesehen. Dabei sollten Sie so knapp wie möglich zusammenfassen, was der potenzielle Chef von Ihnen und Ihren Motivationen wissen muss. Bei einem korrekt-ausgearbeiteten Anschreiben zählt daher…

• Nicht mehr als eine DIN-A-4 Seite, es geht um knappe und präzise Formulierungen
• Nie mehr als 3-5 Zeilen bis zum nächsten Absatz für die Lesbarkeit
• Briefform mit Adresse des Empfängers und Ihren eigenen Daten
• Betreff-Zeile mit dem Vermerk, auf welche Stellenanzeige Sie gerade reagieren
• Anrede und Grußformel
• Saubere Ausarbeitung, fehlerfrei und ordentlich
• Übersichtliche Darstellung
• Die Intentionen, eventuelle Zusatzkenntnisse, Ihre Alleinstellungsmerkmale und, falls gewünscht, Gehaltsvorstellungen sowie Anfangsdatum des Stellenantritts

Das Anschreiben muss überzeugen und dies kann es am besten, wenn es individuell ist! Sie sollten darauf achten, dass es authentisch und einzigartig wirkt, ohne zu geschwafelt oder übertrieben zu sein. Vermeiden Sie „Ich“-Formulierungen und wählen Sie lieber „Mein/Mich“, das klingt weniger selbstverliebt. Ferner könnten Sie direkt bei Einstieg mit einem prägnanten Satz punkten, der aussagt, warum Sie sich bewerben und wieso Sie in diesem Unternehmen bzw. in genau jener Position Ihre berufliche Zukunft sehen. Informieren Sie sich dazu im Vorfeld über den Betrieb und deren Philosophie, horchen Sie aber auch in sich hinein, was Sie wollen und bieten können. So entsteht ein originelles und zugleich persönliches Anschreiben.

Ist der Lebenslauf wichtig für die Bewerbungsunterlagen?

Ein Lebenslauf ist nach wie vor das Zentrum Ihrer Bewerbung, weshalb er auch besonders hohen Ansprüchen gerecht werden muss. Für gewöhnlich prüfen die Personalabteilungen im Vorfeld tatsächlich erst einmal den Lebenslauf, allerhöchstens noch das Anschreiben mit zusätzlichen Informationen zu Ihrer Person und vergleichen, ob die dort enthaltenen Informationen zu dem Qualifikationsprofil der offenen Stelle sowie des Unternehmens passen. Erst, wenn das zutrifft, gehen sie ins Detail und schauen sich die mitgeführten Referenzen und Nachweise an.

Also, achten Sie darauf, dass sich Ihr Lebenslauf so gut wie möglich präsentieren kann. Gewiss gibt es hier kein allgemein-gültiges Patentrezept, denn jeder Lebenslauf ist anders und auch Lücken sind eigentlich bei fast jeder Person normal. Ein Auslandsstipendium, ein unvorhergesehener Krankenhausaufenthalt, eine kurze Auszeit nach der Schule ohne Ausbildung oder Job, und schon entstehen die Lücken. Wichtig ist hier lediglich, dass Sie die Lücken korrekt und richtig erklären oder aber gut umspielen können.

Was muss ich bei der Wahl des Fotos beachten?

Obendrein gibt es immer wieder die große Frage nach dem Foto. Zwar ist es inzwischen eigentlich nicht mehr erlaubt, Bewerbungen ohne Foto abzulehnen, jedoch macht es weiterhin einen guten Eindruck, wenn Sie eine Bewerbung mit aktuellem Bild abgeben. So sieht der potenzielle Arbeitgeber direkt, mit wem er es zu tun hat und kann vielleicht eine erste Sympathie aufbauen.

Lassen Sie sich bei der Wahl Ihres Bildes aber nicht nur von eigenen Interessen leiten, sondern entscheiden Sie sich für ein Foto, was Sie gut präsentiert, und zwar dem Job angemessen. Fragen Sie bei Freunden und Familie nach oder hören Sie auf die Beratung des Fotografen und wählen Sie ein Bild, dass freundlich wirkt, die branchentypische Bekleidung zeigt, Motivation ausstrahlt und zugleich Natürlichkeit besitzt. Versuchen Sie sich auf dem Bild unter keinen Umständen zu profilieren oder gewollt in Szene zu setzen, denn das wirkt arrogant und selbstverliebt. Berücksichtigen Sie auch bei der Platzierung des Fotos im Lebenslauf eine Position (zum Beispiel oben rechts in der Ecke bei digitalen Unterlagen), die unaufdringlich erscheint und dem Arbeitgeber zwar Ihre Fotografie klar zeigt, aber nicht von jener überladen wird. Eine angemessene Größe ist zum Beispiel weiterhin 4,5 x 6,5 cm.

Was gehört nicht in die Bewerbungsunterlagen?

Es gibt immer wieder Fehler bei der Bewerbung, weshalb Sie darauf achten müssen, jene nicht versehentlich zu begehen. Dazu zählen:

• Fehlerhafte oder unvollständige Angaben
• Falsche Anreden
• Eine nicht seriös wirkende E-Mail-Adresse (z.B. Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.)
• Zu persönliche Daten (Sexualität, Religionszugehörigkeit…)
• Reißerische, selbstverherrlichende Inhalte, die Sie stark in Szene setzen
• Unseriöse Bilder oder mehrere Fotos als Bildergalerie
• Emojis

Ferner sollten Sie darauf achten, dass die Individualität nicht verlorengeht.

Wie verschicke ich Bewerbungsunterlagen?

Die Bewerbungsunterlagen werden entweder per Post oder digital versandt. Hier sollten Sie immer auf die Angaben in der Bewerbung achten. Wenn eine Postzusendung erwünscht ist, müssen Sie zunächst schauen, ob es dazu noch weitere Angaben gibt, in welcher Form oder an welchen Adressaten sich die Bewerbung richten soll. Ansonsten wäre es ratsam, die Unterlagen ungefaltet oder ungeknickt in einen passenden Umschlag ausreichend frankiert abzusenden. Versenden Sie die Bewerbung als Großbrief und nutzen Sie einen DIN-C4-Umschlag. Am besten wählen Sie hierfür einen kartonierten Rücken, damit auch wirklich keine Unterlagen versehentlich auf dem Versandweg eingedrückt werden.

Wenn ein Arbeitgeber die Unterlagen in digitaler Form wünscht, müssen Sie diese einscannen (falls Sie sie nicht bereits virtuell gespeichert haben). Dabei sollten Sie bedenken…

1. Die Unterlagen müssen am PC und auch in ausgedruckter Form, sofern der Arbeitgeber diese vielleicht ausdrucken möchte, gut lesbar und ordentlich strukturiert sein
2. Die Unterlagen sollten als ein Gesamtdokument (PDF) zusammengefasst werden
3. Die Unterlagen müssen von der Speicherkapazität im Notfall angepasst werden, damit der Arbeitgeber sie öffnen kann. Dazu schicken Sie die Datei im Notfall mit weniger dpi ab.

# Die Daten dürfen 200 dpi nicht überschreiten!

Sollten Sie sich über ein Online-Portal bewerben, kann es sein, dass Sie aufgefordert werden, die jeweiligen Unterlagen gesondert an den passenden Bereichen hochzuladen. Daher empfiehlt es sich, die Dokumente einmal als Gesamt-PDF und zugleich als einzelne Dokumente auf dem PC zu speichern, um flexibel zu bleiben.

Für den Fall, dass Sie keinen PC besitzen, wäre es ratsam, die Unterlagen bei einem Freund zu scannen oder sie in einem nahegelegenen Copy-Shop entsprechend aufzubereiten.

Bewerbungen schreiben erlernen

Nach passenden Stellenanzeigen recherchieren, Bewerbungsunterlagen zusammenstellen, Bewerbungsgespräche vorbereiten und führen, all das ist nicht einfach. Vor allem, wenn einem die passenden Erfahrungen fehlen. Dennoch sind aussagekräftige Inhalte und eine gute Präsentation von Ihnen und Ihren Qualifikationen heutzutage unerlässlich, um Ihre Karriere in einem Berufsfeld Ihrer Wahl zu starten sowie langfristig konkurrenzfähig zu sein. Darum empfiehlt es sich, ein passendes Bewerbungscoaching mitzumachen. So bekommen Sie nicht nur einen idealen Einblick darin, was Sie für Ihre Bewerbung benötigen, sondern lernen auch, sich selbst besser einzuschätzen und Ihre Kompetenzen klar zu formulieren.

Insgesamt sollten Sie in Ihre Bewerbungsunterlagen viel Zeit investieren und darauf achten, dass jene sorgfältig zusammengesetzt sowie vollständig und vor allem aussagekräftig an das Unternehmen herangetragen werden. Somit gelingt es Ihnen, sich und Ihre Qualifikationen bestmöglich zu präsentieren, um Ihre Chancen auf Ihren Traumberuf zu erhöhen.

Über den Autor

Ulrich Pötter

Der Autor Ulrich Pötter ist selbst staatlich anerkannter Therapeut und Präventionsexperte. Seit über 20 Jahren beschäftigt er sich mit innovativen Ausbildungskonzepten in den Bereichen Massage, Fitness, Wellness, Heilpraktik und Prävention. Er hat fünf professionelle Akademien gegründet, bei denen er auch heute noch Geschäftsführer und Direktor ist.