Bewerbungsunterlagen zusammenstellen

Die Bewerbungsunterlagen sind das Spiegelbild Deiner Kompetenzen. Nicht umsonst solltest Du auf eine saubere Ausarbeitung und Vollständigkeit viel Wert legen. Erlerne in den nachfolgenden Abschnitten hierzu Step by Step, wie Du Deine Bewerbungsunterlagen zusammenstellst, welche Möglichkeit für eine Bewerbung Du in der heutigen Zeit alles hast und warum auch die passende Formulierung oder die lückenlosen Referenzen niemals außer Acht gelassen werden sollten.

Was gehört alles zu den Bewerbungsunterlagen?

Zu den vollständigen Unterlagen für die Bewerbung gehören:

• Anschreiben/One pager
• Lebenslauf
• Aktuelles Lichtbild
• Referenzen wie Abschlusszeugnis des höchsten Bildungsabschlusses, Ausbildungsnachweis, Arbeitszeugnis

Optional wären auch noch…

• Ein Anlagenverzeichnis
• Deckblatt
• Motivationsschreiben
• Bewerbungsvideo

erforderlich.

Die Angaben müssen vollständig und gut aufbereitet sein. Das heißt, wenn ein Arbeitgeber die Nachweise in elektronischer Form wünscht, solltest Du, falls nur in Papierformat vorhanden, einscannen und zusammensetzen, umgekehrt bietet es sich an Kopien der Unterlagen anzufertigen und mitzuschicken. Es versteht sich von selbst, dass Du keine Originale mitsenden darfs. Es macht viel Aufwand und Kosten, jene zurückzuschicken und kaum jemand möchte die Last tragen, eventuell Schuld daran zu sein, wenn ein wichtiges Arbeitszeugnis abhandenkommt.

Was gehört alles zu den Nachweisen?

Zu den Referenzen Deiner Bewerbungen gehören:

• Arbeitszeugnisse = Hier musst Du wieder in umgekehrter chronologischer Reihenfolge sortieren, damit sie zu Deinem Lebenslauf passen. Achte darauf, dass Du alle Arbeitszeugnisse mitschickst und diese in Bezug auf die Daten vollständig sind
• Ausbildungszeugnisse = Schicke nur mit, was wirklich benötigt wird. Wenn Du zum Beispiel ein Bachelor/Masterstudium absolviert hast, reicht das Masterstudium, hast Du mehrere Ausbildungen belegt, die aber für den Beruf irrelevant sind, dann schicke diese nur bei Bedarf mit und schreibe lieber hinzu (2000-2002 Ausbildung zum Pädagogen, Nachweis vorhanden, wenn gewünscht), konzentriere Dich aber eher auf die Ausbildungsreferenzen für den passenden Beruf (z.B. Fachpraktiker-Kurs)
• Schulausbildung = Hier solltest Du alle Abschlusszeugnisse mitschicken, vor allem den höchsten Bildungsabschluss
• Zusatzqualifikationen = Hast Du Workshops, Fortbildungen, Online-Kurse oder Praktika belegt? Dann schicke die Nachweise mit, sofern sie zu dem Berufsbild passen, auf welches Du Dich bewirbst
• Referenzen von Arbeitgebern = Besitzt Du noch weitere Empfehlungen Deiner ehemaligen Arbeitgeber sind jene gern gesehen
• Nachweise über Nebenjobs = Wenn Du in einem Bereich aktiv warst, der zu der Tätigkeit passt, die Du nun ausführen willst, kannst Du auch die Zeugnisse und Verträge von Nebenjobs mitsenden

Wie erstelle ich Bewerbungsunterlagen?

Bewerbungsunterlagen sollten in der heutigen Zeit immer an einem PC erstellt werden. Dabei musst Du auf die Qualität achten. Folgende Merkmale zählen dazu:

• Eine saubere, einwandfreie Rechtschreibung und Grammatik
• klare, prägnante Formulierungen
• verständliche Sätze, kein Fachchinesisch, keine irreführenden Aussagen
• eine gute Struktur
• Vollständigkeit

Beachte ebenfalls, dass Du, falls etwas ausgedruckt und verschickt werden soll, auch eine handschriftliche Signatur und einen sauber beschrifteten Briefumschlag nutzen solltest sowie keine Flecken auf dem Papier/dem Umschlag auftauchen dürfen.

Warum sind Bewerbungsunterlagen wichtig?

Bewerbungsunterlagen sind entscheidend, weil sie dem potenziellen Arbeitgeber ein erstes Bild von Dir vermitteln. Nicht nur Deine Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen lassen sich bei aussagekräftigen Bewerbungsinhalten bestmöglich darstellen, sondern auch Du selbst als Person dahinter. Dadurch gelingt es dem Unternehmen, Dich einzuschätzen und eine erste Meinung darauf zu bekommen, ob Du eventuell in das Team passt oder eine Zusammenarbeit vielleicht gar nicht sinnvoll wäre. Obendrein verhelfen Dir die Bewerbungsunterlagen dazu, wie ein Spiegelbild zu zeigen, was den Arbeitgeber mit Dir an seiner Seite für ein Charakter und für eine Arbeitsweise erwartet, um einschätzen zu können, ob die Firma durch Dich eine Bereicherung hätte oder womöglich nach einem gänzlich anderen Konzept arbeitet.

Wie ist die Reihenfolge bei Bewerbungsunterlagen?

Bei den Nachweisen in den Bewerbungsunterlagen solltest Du ebenfalls in umgekehrter chronologischer Reihenfolge arbeiten. Dadurch bekommt der potenzielle Arbeitgeber genau die Informationen zuerst geliefert, die für ihn gerade wichtig sind. Bedenke stets, es interessiert ein Unternehmen eher, was Du zum Beispiel in den letzten drei Jahren getan hast als die beruflichen Stationen vor 10 Jahren oder der damals absolvierte Schulabschluss. Allerdings darfst Du diese Richtlinie nicht verallgemeinern. Manchmal kann es sein, dass jemand sich in einem neuen Wirkungskreis bewirbt, sodass die Ausbildungen und Tätigkeiten (nebenberuflich, hauptberuflich, privat), die dazu zählen, als erstes erwähnt werden. Dies gilt auch, wenn Du während der beruflichen Auszeit oder der Jobsuche Fortbildungen belegt hast, die für Deine Bewerbung relevant sind.

Ansonsten kannst Du Dich wie folgt orientieren:

Zwischenzeugnis/se - Arbeitszeugnisse vollständig, beginnend mit dem neuesten/dem relevantesten Zeugnis - Referenzen in passender Reihenfolge - berufliche Auszeichnungen - schulische Auszeichnungen - Abschlüsse - Ausbildungsnachweise - schulische Zeugnisse - private Auszeichnungen - Arbeitsproben

Welche Voraussetzungen gelten bei Bewerbungsunterlagen?

Die allgemeinen Voraussetzungen, denen die Bewerbungsunterlagen unterliegen, sind für Dich wie ein Richtungsweiser, den Du Dir einprägen solltest und an dem Du Deine gesamten Dokumente orientierst. Schließlich sind überzeugende und korrekte Bewerbungsmappen der erste Schritt auf dem Weg zu der Wunsch-Karriere. Beachte daher immer…

• Die Vollständigkeit = Bewerbungsmappen müssen alle Inhalte vorweisen, die a) von dem Unternehmen gefordert wurden, b) generell in eine Bewerbungsmappe gehören
• Die Organisation = Die Unterlagen sollten korrekt sortiert und leicht zu finden sein. Wer eine Mappe mit einem heillosen Chaos abgibt, in welchem der Arbeitgeber erst mehrere Stunden suchen muss, bevor er das Dokument findet, was er sich anschauen möchte, wird einen negativen Eindruck hinterlassen und wahrscheinlich gar nicht erst in die engere Wahl gelangen
• Die Ordnung und Sauberkeit = Deine Unterlagen müssen frei von Knitterfalten, Flecken, abgerissenen Seitenenden und anderen störenden Faktoren sein. Achte also darauf, ordentliche, kräftig bedruckte, schmier- und fleckenfreie Dokumente abzugeben, vielleicht sogar in passenden Hüllen, um eine Beschädigung zu vermeiden
• Die Lesbarkeit = die Bewerbungsinhalte müssen immer lesbar sein. Egal, ob am PC oder aber per Hand verfasst, es müssen alle Angaben erkennbar sein und sollten nicht durch verwischte Kugelschreiberfarbe, halb-leere Druckpatronen oder im schlimmsten Fall sogar mehrfarbige Ausdrucke zusammengestellt werden.
• Aktualität = Achte darauf, dass sowohl bildliche als auch textliche Inhalte der Bewerbung immer auf dem neuesten Stand sind. Hast Du zum Beispiel kürzlich eine Fortbildung belegt, sollte diese auch in Deinem Lebenslauf erscheinen, trägst Du seit einigen Monaten eine Brille, wähle ein Foto, wo Du genauso erscheinst. Ist das Haar inzwischen lang/kurz, dann mache Dir die Mühe, ein neues Bild mit passendem Aussehen anfertigen zu lassen, denn die Aktualität ist ein entscheidender Faktor der Bewerbung

Ist das Anschreiben noch wichtig?

Ja, das Anschreiben wird auch in der Neuzeit von vielen Arbeitgebern noch als verpflichtend angesehen. Dabei solltest Du so knapp wie möglich zusammenfassen, was der potenzielle Chef von Dir und Deinen Motivationen wissen muss. Bei einem korrekt-ausgearbeiteten Anschreiben zählt daher…

• Nicht mehr als eine DIN-A-4 Seite, es geht um knappe und präzise Formulierungen
• Nie mehr als 3-5 Zeilen bis zum nächsten Absatz für die Lesbarkeit
• Briefform mit Adresse des Empfängers und Deinen eigenen Daten
• Betreff-Zeile mit dem Vermerk, auf welche Stellenanzeige Du gerade reagierst
• Anrede und Grußformel
• Saubere Ausarbeitung, fehlerfrei und ordentlich
• Übersichtliche Darstellung
• Die Intentionen, eventuelle Zusatzkenntnisse, Deine Alleinstellungsmerkmale und, falls gewünscht, Gehaltsvorstellungen sowie Anfangsdatum des Stellenantritts

Das Anschreiben muss überzeugen und dies kann es am besten, wenn es individuell ist! Du solltest darauf achten, dass es authentisch und einzigartig wirkt, ohne zu geschwafelt oder übertrieben zu sein. Vermeide „Ich“-Formulierungen und wähle lieber „Mein/Mich“, das klingt weniger selbstverliebt. Ferner könntest Du direkt bei Einstieg mit einem prägnanten Satz punkten, der aussagt, warum Du Dich bewirbst und wieso Du in diesem Unternehmen bzw. in genau jener Position Deine berufliche Zukunft siehst. Informiere Dich dazu im Vorfeld über den Betrieb und deren Philosophie, horche aber auch in Dich hinein, was Du willst und bieten kannst. So entsteht ein originelles und zugleich persönliches Anschreiben.

Ist der Lebenslauf wichtig für die Bewerbungsunterlagen?

Ein Lebenslauf ist nach wie vor das Zentrum Deiner Bewerbung, weshalb er auch besonders hohen Ansprüchen gerecht werden muss. Für gewöhnlich prüfen die Personalabteilungen im Vorfeld tatsächlich erst einmal den Lebenslauf, allerhöchstens noch das Anschreiben mit zusätzlichen Informationen zu Deiner Person und vergleichen, ob die dort enthaltenen Informationen zu dem Qualifikationsprofil der offenen Stelle sowie des Unternehmens passen. Erst, wenn das zutrifft, gehen sie ins Detail und schauen sich die mitgeführten Referenzen und Nachweise an.

Also, achte darauf, dass sich Dein Lebenslauf so gut wie möglich präsentieren kann. Gewiss gibt es hier kein allgemein-gültiges Patentrezept, denn jeder Lebenslauf ist anders und auch Lücken sind eigentlich bei fast jeder Person normal. Ein Auslandsstipendium, ein unvorhergesehener Krankenhausaufenthalt, eine kurze Auszeit nach der Schule ohne Ausbildung oder Job, und schon entstehen die Lücken. Wichtig ist hier lediglich, dass Du die Lücken korrekt und richtig erklären oder aber gut umspielen kannst.

Was muss ich bei der Wahl des Fotos beachten?

Obendrein gibt es immer wieder die große Frage nach dem Foto. Zwar ist es inzwischen eigentlich nicht mehr erlaubt, Bewerbungen ohne Foto abzulehnen, jedoch macht es weiterhin einen guten Eindruck, wenn Du eine Bewerbung mit aktuellem Bild abgibst. So sieht der potenzielle Arbeitgeber direkt, mit wem er es zu tun hat und kann vielleicht eine erste Sympathie aufbauen.

Lass Dich bei der Wahl Deines Bildes aber nicht nur von eigenen Interessen leiten, sondern entscheide Dich für ein Foto, was Dich gut präsentiert, und zwar dem Job angemessen. Frage bei Freunden und Familie nach oder höre auf die Beratung des Fotografen und wähle ein Bild, dass freundlich wirkt, die branchentypische Bekleidung zeigt, Motivation ausstrahlt und zugleich Natürlichkeit besitzt. Versuche Dich auf dem Bild unter keinen Umständen zu profilieren oder gewollt in Szene zu setzen, denn das wirkt arrogant und selbstverliebt. Berücksichtige auch bei der Platzierung des Fotos im Lebenslauf eine Position (zum Beispiel oben rechts in der Ecke bei digitalen Unterlagen), die unaufdringlich erscheint und dem Arbeitgeber zwar Deine Fotografie klar zeigt, aber nicht von jener überladen wird. Eine angemessene Größe ist zum Beispiel weiterhin 4,5 x 6,5 cm.

Was gehört nicht in die Bewerbungsunterlagen?

Es gibt immer wieder Fehler bei der Bewerbung, weshalb Du darauf achten musst, jene nicht versehentlich zu begehen. Dazu zählen:

• Fehlerhafte oder unvollständige Angaben
• Falsche Anreden
• Eine nicht seriös wirkende E-Mail-Adresse (z.B. Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.)
• Zu persönliche Daten (Sexualität, Religionszugehörigkeit…)
• Reißerische, selbstverherrlichende Inhalte, die Dich stark in Szene setzen
• Unseriöse Bilder oder mehrere Fotos als Bildergalerie
• Emojis

Ferner solltest Du darauf achten, dass die Individualität nicht verlorengeht.

Wie verschicke ich Bewerbungsunterlagen?

Die Bewerbungsunterlagen werden entweder per Post oder digital versandt. Hier solltest Du immer auf die Angaben in der Bewerbung achten. Wenn eine Postzusendung erwünscht ist, musst Du zunächst schauen, ob es dazu noch weitere Angaben gibt, in welcher Form oder an welchen Adressaten sich die Bewerbung richten soll. Ansonsten wäre es ratsam, die Unterlagen ungefaltet oder ungeknickt in einen passenden Umschlag ausreichend frankiert abzusenden. Versende die Bewerbung als Großbrief und nutze einen DIN-C4-Umschlag. Am besten wählst Du hierfür einen kartonierten Rücken, damit auch wirklich keine Unterlagen versehentlich auf dem Versandweg eingedrückt werden.

Wenn ein Arbeitgeber die Unterlagen in digitaler Form wünscht, musst Du diese einscannen (falls Du sie nicht bereits virtuell gespeichert hast). Dabei solltest Du bedenken…

1. Die Unterlagen müssen am PC und auch in ausgedruckter Form, sofern der Arbeitgeber diese vielleicht ausdrucken möchte, gut lesbar und ordentlich strukturiert sein
2. Die Unterlagen sollten als ein Gesamtdokument (PDF) zusammengefasst werden
3. Die Unterlagen müssen von der Speicherkapazität im Notfall angepasst werden, damit der Arbeitgeber sie öffnen kann. Dazu schickst Du die Datei im Notfall mit weniger dpi ab.

# Die Daten dürfen 200 dpi nicht überschreiten!

Solltest Du Dich über ein Online-Portal bewerben, kann es sein, dass Du aufgefordert wirst, die jeweiligen Unterlagen gesondert an den passenden Bereichen hochzuladen. Daher empfiehlt es sich, die Dokumente einmal als Gesamt-PDF und zugleich als einzelne Dokumente auf dem PC zu speichern, um flexibel zu bleiben.

Für den Fall, dass Du keinen PC besitzt, wäre es ratsam, die Unterlagen bei einem Freund zu scannen oder sie in einem nahegelegenen Copy-Shop entsprechend aufzubereiten.

Bewerbungen schreiben erlernen

Nach passenden Stellenanzeigen recherchieren, Bewerbungsunterlagen zusammenstellen, Bewerbungsgespräche vorbereiten und führen, all das ist nicht einfach. Vor allem, wenn einem die passenden Erfahrungen fehlen. Dennoch sind aussagekräftige Inhalte und eine gute Präsentation von Dir und Deinen Qualifikationen heutzutage unerlässlich, um Deine Karriere in einem Berufsfeld Deiner Wahl zu starten sowie langfristig konkurrenzfähig zu sein. Darum empfiehlt es sich, ein passendes Bewerbungscoaching mitzumachen. So bekommst Du nicht nur einen idealen Einblick darin, was Du für Deine Bewerbung benötigst, sondern lernst auch, Dich selbst besser einzuschätzen und Deine Kompetenzen klar zu formulieren.

Insgesamt solltest Du in Deine Bewerbungsunterlagen viel Zeit investieren und darauf achten, dass jene sorgfältig zusammengesetzt sowie vollständig und vor allem aussagekräftig an das Unternehmen herangetragen werden. Somit gelingt es Dir, Dich und Deine Qualifikationen bestmöglich zu präsentieren, um Deine Chancen auf Deinen Traumberuf zu erhöhen.

Über den Autor

Ulrich Pötter

Der Autor Ulrich Pötter ist selbst staatlich anerkannter Therapeut und Präventionsexperte. Seit über 20 Jahren beschäftigt er sich mit innovativen Ausbildungskonzepten in den Bereichen Massage, Fitness, Wellness, Heilpraktik und Prävention. Er hat fünf professionelle Akademien gegründet, bei denen er auch heute noch Geschäftsführer und Direktor ist.